Unidad UNO

Unidad UNO

• Concepto de la Organización.
• Importancia de la documentación en el funcionamiento de la Organización
• Concepto y funciones de los documentos.
• Seguimiento de los actos administrativos y de los hechos económicos.

Concepto de Organización

Una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles.

No obstante, también pueden realizarse otras muchas clasificaciones de organizaciones en base a otros diferentes criterios. De esta manera, podemos catalogarlas por su localización (local, regional, nacional o internacional), su propiedad (privada y pública), su tamaño (pequeña, mediana o grande) e incluso por su finalidad (con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro).

Por último podemos referirnos al término organización de empresas, que hace referencia a la estructura organizativa del trabajo en el ámbito empresarial. Existen varios elementos que son claves en esta estructura, como la burocracia, la especialización del empleo, la departamentalización, la cadena de mano, la descentralización y la formalización.

Importancia de la documentación en el funcionamiento de la Organización

DOCUMENTACIÓN.

La actividad comercial realizada en el marco legal da origen a una relación entre dos partes, que reciben y se obligan a dar algo respectivamente. De acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto, dicha actividad o relación genera comprobantes que se extienden por escrito y en los que se deja constancia de la misma. A esos comprobantes, se les conoce como DOCUMENTOS COMERCIALES.

 Estos documentos contienen información tanto de hechos económicos como de actos administrativos.

Los hechos económicos son aquellos que modifican el patrimonio de la empresa, siendo considerados por la CONTABILIDAD y registrados en los libros correspondientes.

Los actos administrativos no tienen un contenido económico que afecte el patrimonio de la empresa: en su cantidad; cualidad; pérdidas o ganancias.

El planteo anterior, demuestra la vital importancia de la documentación, ya que ella constituye el soporte de toda la información que utiliza la empresa, materia prima fundamental para la toma de decisiones. Luego de efectuada la registración de los comprobantes, se da curso a su tramitación y archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservándose en buenas condiciones y fundamentalmente facilitando el acceso a cada uno de ellos en la forma más rápida posible. Todo empresario está obligado por la ley a llevar la CONTABILIDAD de su negocio y a registrar en ella todas sus operaciones, única manera de comprobar cómo administra su capital y el de sus acreedores, y las obligaciones que se generan con el SECTOR PÚBLICO (ESTADO), las que constituyen así su fuente de recursos fiscales. La función de TENEDURÍA DE LIBROS es historiar la actividad de la empresa, basada en la DOCUMENTACIÓN COMERCIAL, y es así que aparece la importancia de los comprobantes que hacen posible el control de la referida actividad.

Concepto y Funcione de los Documentos

Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos económicos llevados a cabo por las empresas Ejemplo: una venta de Mercaderías genera como comprobante una factura, en la que se indica lo que se ha vendido, a quien, a qué precio, en qué fecha etc.

Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos dos ejemplares, uno (original) para quien la recibe y otro  (duplicado, triplicado....) para quien lo emite.

Algunos son obligatorios para demostrar que el acto de comercio fue realizado, mientras que otros sólo son usados en condiciones particulares.

Funciones de la documentación comercial

•        Función contable: proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para efectuar las registraciones contables.

•        Función de control: permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.

•        Función jurídica: es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registraciones en los libros de Contabilidad.

•          Función impositiva: los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.

Clasificación

SEGÚN SU ORIGEN

Comprobantes Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulación es interna  (dentro de la empresa).
Son soportes de información de uso interno que eventualmente puede utilizarse para brindar  algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.

Comprobantes Externos: La mayor parte de este tipo de documentación debe responder a la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella

SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS OPERACIONES 

Seguimiento de los actos Administrativo y de los hechos económicos

Los documentos comerciales contienen información tanto de hechos económicos, como de actos administrativos.

Hechos Económicos: Son aquellos que modifican el patrimonio de la empresa, son considerados por la Contabilidad y dan lugar a registraciones contables. Ejemplo: Compra –venta, el pago de sueldos, un préstamo bancario cuando se entrega el dinero a la empresa. Actos Administrativos: No influyen en el patrimonio ni en el capital. No dan lugar a registraciones contables y no tienen repercusión directa en el patrimonio de la empresa, en su cantidad (pérdidas o ganancias) o cualidad. Ejemplo: Tomar un empleado nuevo, cuando se “solicita” un préstamo a un Banco, es un acto administrativo. Clasificación de hechos económicos: PERMUTATIVOS: Cambia la composición del patrimonio sin afectarse el capital, solamente cambian un elemento patrimonial por otro. Son ejemplos la compra de mercaderías, pagar a un acreedor, cobrar a un deudor, hacer un depósito en un banco. MODIFICATIVOS: Se afecta un solo componentes del patrimonio sin contrapartida, cambia el capital. Son aquellos que aumentan o disminuyen el Capital, o en otras palabras son las pérdidas o las ganancias. Son ejemplos el cobrar un interés, pagar un interés, pagar una comisión, cobrar una comisión, pagar un sueldo, pagar un flete. MIXTOS: Cambia la composición del patrimonio y se afecta también el capital, es decir, son permutativos y modificativos a la vez. Son aquellos que cambian un elemento patrimonial por otro y a la vez producen un cambio en el Capital. Un ejemplo típico es la venta de mercaderías en la cual se incluye una ganancia.

HECHO ECONÓMICO

• Compra o venta contado
• Compra o venta crédito simple
• Pago o cobro 
• Devolución compra/ venta contado
• Recargo crédito simple 
•  Disminución crédito simple
• Créditos documentados
• Depósito bancario  

DOCUMENTO COMERCIAL

• Boleta de contado
• Factura de crédito
• Recibo
• Boleta devolución contado 
• Nota de débito 
• Nota de crédito 
• Conforme, vale o pagaré
• Boleta de depósito    

Actos administrativos y hechos económicos
Existen  innumerables  acciones en  la  empresa  u  organización  que  se  suceden constantemente unas a otras.
Cada una de esas acciones puede producir o no una modificación patrimonial.
Si la produce, puede ser de aumento o de disminución patrimonial, puede afectar  a  uno  o  varios  de  sus  componentes.
Si  produce  modificaciones en el patrimonio es  un  HECHO ECONÓMICO y si no las produce se trata de un ACTO ADMINISTRATIVO.
Son HECHOS ECONOMICOS aquellos que tienen un aspecto económico y repercuten en la integración del patrimonio en calidad, cantidad o ambas  simultáneamente  todos, aquellos fenómenos que  implican una variación en la especie, en el valor, en la cantidad o en la situación jurídica de los bienes.
Se dice que hay una variación CUALITATIVA en el patrimonio cuando altera los componentes de la ecuación patrimonial, pero el patrimonio neto permanece igual. Por ejemplo, si pagamos $ 1.000 a un acreedor al contado, disminuye el activo (dinero) y también disminuye el pasivo (una deuda) en la misma cantidad. En consecuencia el patrimonio neto permanece incambiado. Se llaman a estos hechos económicos: hechos Permutativos.
Sin embargo decimos que hay una variación CUANTITATIVA cuando la ecuación del patrimonio es alterada, modificando el patrimonio neto. Por ejemplo: si pago el alquiler de la empresa en efectivo, disminuye mi dinero en efectivo y aumentan mis gastos, los cuales alteran el patrimonio.
Estos hechos que alteran cuantitativamente el patrimonio se dice que son Modificativos.
Hay otros hechos que afectan tanto cualitativamente como cuantitativamente la ecuación patrimonial, o sea, alteran la composición del activo, del pasivo y patrimonio.
Ejemplo de estos pueden ser las ventas al contado. Aumenta el activo por aumentar el dinero cobrado y el patrimonio neto varía aumentando las ventas y también disminuye por el costo de las ventas.  Por variar el  activo es Permutativo y por la diferencia entre las ventas y el costo de las mercaderías vendidas existe una ganancia que afecta el patrimonio y por eso es un hecho económico Modificativo. Al ser modificativo y permutativo a la vez, se dicen que son mixtos.
Son  ACTOS  ADMINISTRATIVOS  los  que  no  alteran  los  elementos  constitutivos  del patrimonio y sirven únicamente para preparar y asegurar el cumplimiento de los hechos administrativos, para controlarlos, prevenirlos, determinarlos y sancionar sus resultados
El HECHO ECONOMICO crea, modifica o extingue un derecho o una obligación que pueden ser avaluados en dinero. Reviste pues dos naturaleza: la jurídica y la económica.
El ACTO ADMINISTRATIVO, en cambio, carece del aspecto económico.

LA CONTABILIDAD REGISTRA ÚNICAMENTE LOS HECHOS ECONÓMICOS.

Clasificación de hechos económicos y su incidencia en el patrimonio:En resumen, los hechos económicos se clasifican en:
1.            Permutativos: variación en calidad (cualitativa) del patrimonio o se varía la calidad del  patrimonio sin variar su monto, se produce un cambio sin ganancias ni pérdidas. Ejemplo: compra de un vehículo al contado en $ 10.000,oo. En este caso se cambia una suma de dinero equivalente a $ 10.000 por un bien del mismo valor. (Disminuye la caja y aumenta vehículos). La composición patrimonial varió en calidad pero no lo hizo en cantidad.
2.            Modificativos: los hechos económicos son de tal índole que producen un aumento o disminución del patrimonio, es una variación en cantidad del patrimonio. Ejemplo: se cobran  alquileres por $ 5.000. Lo que se recibe en dinero aumenta la caja, no se permuta con  otros  bienes,  es  una  ganancia  por  alquileres,  modifica aumentando el patrimonio.
3.            Mixtos: es un hecho económico que varía simultáneamente la calidad y cantidad del patrimonio. Produce un aumento o disminución del patrimonio y también produce una variación  cualitativa de los elementos del mismo. Ejemplo: venta de mercadería en $ 300 a crédito y su costo es de $ 200, lo que determina una ganancia de $ 100. Se permutan derechos: por ser venta a crédito se genera un derecho (a cobrar) por  el valor del precio de venta ($ 300) contra el costo de la mercadería (valor de compra) de $ 200, lo que origina una diferencia de $ 100 que es la ganancia.
CASOS POSIBLESVamos   a   dar   ejemplos   de   dieciséis   combinaciones   posibles   de   hechos   económicos   o actos administrativos  que  servirán  como  base  para  comprender  el  porqué  de  la  forma  de registración que veremos más adelante.
Hechos Permutativos1.  Compra al contado de mercadería: se produce un aumento de activo (mercaderías equivalente a una disminución de activos (dinero), hay una variación cualitativa en la composición del activo pero el patrimonio no varía.
2.  Compra  a  crédito  simple  a  un  proveedor:  se  produce  un  aumento  de  activo (mercaderías) equivalente a un aumento de pasivo (obligación) .Hay una variación cualitativa en la composición activo/pasivo, el patrimonio no se modifica.
3.  Conforme a un acreedor. Al entregar un documento al proveedor mencionado en el caso anterior,  se produce una disminución del pasivo por la deuda a crédito simple y un aumento  de  pasivo por la misma cantidad pro el crédito documentado. Hay una variación cualitativa en la composición del pasivo; el patrimonio no se modifica.
4.  Pago de deuda. Al pagar el documento del caso anterior se produce una disminución del  pasivo  equivalente  a  una  disminución  de  activo  (dinero).  Hay  una  variación cualitativa en la composición del activo y pasivo. Pero el patrimonio  no se modifica.
Hechos modificativos.5.  Cobro  de  alquileres  al  Contado.  Se  produce  aumento  de  un  rubro  de  activos solamente, es una variación cuantitativa de aumento en el activo por tanto se aumenta en el patrimonio.
6.  Pago  de  gastos  al  contado.  Se  produce  una  disminución  de  un  rubro  de  activo (dinero).  Es  una  variación  cuantitativa  de  disminución  en  el  activo  y  por  tanto disminuye el patrimonio.
7.  Un acreedor factura intereses. Por la tardanza en el pago de nuestras cunetas una creedor nos factura intereses. Hay un aumento de nuestro pasivo ya que la cantidad que le debemos  al acreedor va a ser mayor a la que tenemos actualmente. Es una variación cuantitativa, aumenta el pasivo, disminuye el patrimonio.
8.  Un acreedor nos hace un descuento. Si por cualquier motivo             (mercadería
que no llega en su mejor estado, volumen de compra, etc.) .Un acreedor nos hace un descuento sobre los importes a apagar se produce una disminución de pasivo. Una disminución cuantitativa de pasivo.
Hechos mixtos.9.  Venta al contado con utilidad. Al vender mercadería que habíamos comprado a un precio  mayor, se produce un hecho mixto. Hay un   hecho permutativo en cuanto al dinero (aumento  de activo) y a la mercadería               (disminución de activo). Pero el aumento de activo es mayor que su disminución, ya que disminuye en el importe del costo de la mercadería, por lo tanto se produce  también un hecho modificativo, ya que al ser mayor el  aumento de activo que su disminución se produce un aumento del patrimonio.
10. Venta al contado con pérdida. Al vender una mercadería por menor valor que el de compra, se produce un aumento del activo dinero menor que la disminución del activo mercaderías. Por lo tanto hay una disminución del patrimonio.
11. Compra a crédito con recargo de intereses. Al comprar mercaderías a pagar  a plazo se recargan intereses. Se produce un aumento de activo  (mercaderías) menor que el aumento de pasivo (obligaciones). En este caso disminuye el patrimonio.
12. Compra a crédito con descuento. Al comprar mercadería para pagar en un plazo más corto   que   el   normal,   nos   hacen   un   descuento.   Hay   un   aumento   de   activo (mercaderías) mayor que el aumento de pasivo (obligaciones). Aumenta el patrimonio.
13. Pago de una deuda con recargo. Al pagar una deuda con retraso, se nos cobra un
interés que no ha sido liquidado previamente. Se produce una disminución de activo (dinero) mayor que la disminución de pasivo (obligaciones). Hay una disminución de patrimonio.
14. Pago de una deuda con descuento. Al pagar una deuda ante de la fecha establecida nos hacen un descuento. Se produce una disminución de activo (activo) menor que la disminución de pasivo (obligaciones). El patrimonio aumenta.
15. Se firma a un acreedor que nos hace un descuento. El documento que firmamos da ala acreedor una mayor seguridad de cobro por lo cual nos hace un descuento sobre el valor de la compra original. Hay un aumento de pasivo (conforme)  menor  que la disminución del pasivo (deuda en cuenta abierta) y por lo tanto aumenta el patrimonio.


16. Se  firma  un  conforme aun  acreedor  que  nos  recarga  intereses.  Se  entrega  un documento  con  vencimiento  mayor  al  acordado  en  cuenta  abierta,  por  lo  que  el proveedor nos recarga intereses. Hay un aumento de pasivo (conforme) mayor que la disminución de pasivo  (deuda en  cuenta  abierta)  se  produce  una  disminución  del patrimonio.

 Emisión, recepción, manejo, control y archivo

Los comprobantes son formularios pre-impresos, diseñados de tal forma que puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular. Recepción: La actividad comercial como tal da origen a una relación entre dos partes, que reciben y se obligan a dar algo respectivamente. Manejo: Todo empresario está obligado por la ley a llevar la contabilidad de su negocio y a registrar en ella todas sus operaciones, y la única manera de comprobar cómo administra su capital y el de sus acreedores, y las obligaciones que se generan con el estado, son fuente de recursos fiscales. Control: Los comprobantes hacen posible el control sobre la función de la Teneduría de Libros cuya función es historiar la actividad de la empresa basada en la documentación comercial. Archivo: Debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y facilitando el acceso a cada uno de ellos en la forma mas rápida posible.

 Ejemplo: La sección ventas de la empresa A vende a la empresa B, mercadería por un valor de X $, entonces emite un documento en tres vías:

1-    Original Cliente

2-     Copia Contabilidad,

3-    Copia Archivo.

 La Vía 1 es para la empresa B, quién realiza la compra. (Cliente)

La vía 2 es para la sección contabilidad para su registración y control de la operación comercial, fecha, tipo de venta, firma del comprador en caso de ser crédito. (Proveedor)

La vía 3 es para la sección archivo como respaldo de la operación comercial. Por último es la DGI la que va a controlar las vías archivo y las va a comparar con la registración de la contabilidad. (Proveedor)

Fuentes:

Trabajo de la Prof. Téc. Marly Cavia