Unidad DOS

Unidad DOS

• Clasificación (contable, fiscal, ámbito, etcétera.)
• Documentos probatorios .Concepto y uso de cada documento
• Títulos de crédito:Concepto y uso de cada documento

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL    

DOCUMENTO:  

  

Según el diccionario SALVAD, DOCUMENTO es cualquier escrito que ilustra sobre algún hecho, especialmente histórico, escrito en que constan declaraciones de voluntad o, simplemente hechos o derechos. Cualquier cosa, especialmente escrita, dibujada, etc. que ilustra o sirve para comprobar algo.  

Por lo tanto podemos decir que es todo elemento que contiene información. El soporte puede ser de cualquier material como ser papel, plástico, una película, una foto, etc. Dependiendo de la utilización de los mismos podemos hablar de Documentos Generales y Documentos Comerciales.

DOCUMENTOS GENERALES:  

  

Son utilizados por los individuos en sus relaciones personales, por ejemplo el contrato de alquiler que establece una relación entre dos personas, o la Cédula de Identidad y el Pasaporte que identifican, frente a terceros, al titular de los mismos, etc.  

  

  

DOCUMENTOS COMERCIALES  

  

Son los diferentes formularios que manejan las empresas, que contienen información tanto de hechos económicos como de actos administrativos.   

  

Es todo comprobante escrito que cumpla con las normativas vigentes, y se realice según el uso y las costumbres del lugar.  

  

  

COMPROBANTES 
Son los soportes de información que contienen datos que prueban actos u operaciones comerciales.  

Es un documento que sirve como medio de prueba de un acto o un hecho, el mismo puede tener varias acepciones: contables, jurídicos, notariales, fiscales, etc.  

  
Existen diferentes de comprobantes:   

·         Obligatorios: deben cumplir con las normativas exigidas por diferentes organismos públicos, para que los mismos tengan valor.  

·         Probatorios: son documentos que prueban la operación que origina el mismo  

·         Básicos: son aquellos documentos que por su efecto/contenido económico son necesarios para la registración contable.  

·         Internos: son documentos que solo circulan dentro de la empresa, y cumple una función en la misma.  

·         Externos: son documentos que se emiten para que circulen fuera de la empresa.  

·         Complementarios: Son documentos que registran acciones administrativas sin contenido económico.  

·         Provisorios: son documentos que se emiten, para ser sustituidos o reemplazados por otros.  
       Luego de efectuada la registración de los comprobantes se da curso a su tramitación y archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y fundamentalmente que se tenga acceso a cada comprobante en particular en la forma más rápida posible.  

Función de los Comprobantes

Entre las funciones características que cumplen se encuentran las siguientes: 

Función fiscal: 

Permite comprobar la información suministrada a los organismos fiscalizadores por parte de los mismos.  

Función jurídica. 

Ayuda a  reconocer los roles en las relaciones comerciales, adjudicando derechos y obligaciones de las partes que intervienen. 

Función contable. 

Proporciona los datos para realizar las registraciones y son el medio de prueba de las mismas. 

Función control. 

Permite aplicar el control antecedente, concomitante y posterior sobre la validez de los hechos económicos y actos administrativos realizados por la empresa. 

También permite el respaldo de las registraciones contables y la posibilidad  a los auditores de ejercer el control para determinar posibles fraudes fiscales.  

Además los comprobantes, son formularios pre-impresos que están diseñados de forma tal, que describen todos los datos necesarios en cada tipo de operación en particular.

En función del ámbito donde se realiza la operación comercial podemos clasificar a la documentación en:  

De trámite interno y de trámite externo a la empresa:

  

Los de trámite interno son aquellos comprobantes que circulan dentro de la empresa: pueden documentar tanto actos administrativos como hechos económicos.  

  

  

Los de Trámite externo, en cambio, son los comprobantes que se mueven fuera de empresa.  

TRÁMITE INTERNO

Pedido Seccional Orden de Venta Ingreso de Caja Egreso de Caja Vale de Caja  Remito

   Remito

  

TRÁMITE EXTERNO

Boleta de Contado Nota de Devolución Contado Factura Nota de Débito Nota de Crédito Recibo Oficial Recibo de Sueldos Orden de Compra

De acuerdo a la relación o independencia del documento con la operación que lo origina se pueden clasificar en:  

Documentos probatorios son los que constituyen una base de prueba de las operaciones comerciales e internas de la empresa, dependiendo directamente de la operación que los generó. A su vez se pueden clasificar en básicos (se emiten por hechos económicos) y complementarios (se emiten por actos administrativos).  

Títulos valores: son definidos por la Ley 14701 como “los documentos necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo que en ellos figura.” Por lo tanto, tiene valor propio y no dependen de la operación que los origina. Se pueden clasificar en representativos de dinero y  de mercaderías

       Representativos de dinero, son aquellos que sustituyen a la moneda, y pueden ser          órdenes de pago y promesas de pago.   

Documentos probatorios .Concepto y uso de cada documento

VENTAS Las ventas pueden realizarse de dos formas: al contado o a crédito. La diferencia que existe entre ambas es que cuando se realizan al contado, el cliente hace una permuta (dinero- bien), en cambio cuando es a crédito el cliente hace una promesa (deuda-bien). 

VENTAS AL CONTADO: Se documenta mediante comprobante pre-impreso que puede asumir diferentes nombres tales, como: Factura Contado, Boleta Contado, o simplemente Contado. La empresa puede sustituir el formulario pre-impreso por el Ticket de máquina registradora. Este comprobante documenta dos situaciones simultáneas: la venta del bien o servicio y la recepción de diferentes valores por el pago del mismo. 

VENTAS A CRÉDITO: Se documenta mediante comprobante pre-impreso que puede asumir diferentes nombres tales como: Factura de Crédito, Debe, Factura, o simplemente Crédito. Este comprobante documenta dos situaciones simultáneas: la venta del bien y la deuda2 pendiente originada por la adquisición del mismo. Establece implícitamente un crédito3 .

FACTURA PRO-FORMA: La factura pro-forma es un documento que se emite cuando se realizan transacciones con el comercio exterior. Dicho documento tendrá la información necesaria que requiera el vendedor y para la transacción

 RECIBO OFICIAL: El recibo oficial es un documento que se emite cuando se reciben valores por el cobro de una deuda total o parcial.

REMITO Es un documento que se emite por el traslado de bienes entre el local de empresa o un tercero. Sirve como respaldo documental para el traslado de bienes cuando estos no van acompañados por otro documento que habilite su circulación legal.

PEDIDO DE PRECIOS Cuando se requiere comprar determinados bienes, necesarios en el emprendimiento, se deben conocer los precios ofrecidos por los diferentes proveedores. Para ello, la empresa debe comunicarse con los mismos y efectuar lo que se denomina Pedido de Precios. Para realizar este pedido se debe definir los requerimientos de los bienes o servicios a adquirir. Estos pueden ser calidad, cualidad, precio, plazo de pago, financiamiento, tiempo y lugar de entrega, forma de actualización de los precios, mantenimiento de oferta, moneda de cotización del precio, etc. 

COTIZACIÓN DE PRECIOS Al recibir el pedido de precios de un cliente, la empresa responde enviando la Cotización de precios solicitada. Esta puede adoptar la forma de una Carta Comercial o de una Lista de Precios pre impreso que contenga los precios de todos los productos comercializados por esa empresa. También hay ejemplos de empresas que publican virtualmente los precios, permitiendo por el mismo sistema realizar la compra.

ORDEN DE COMPRA Es un documento que se emite para solicitar a un proveedor que nos venda determinados bienes, en base a las condiciones convenidas con el mismo por intermedio de la cotización de precios enviada a la empresa. Esto sirve como respaldo documental del pedido efectuado a un proveedor. 

ORDEN DE VENTA Es un documento que se emite para la autorización de la venta, a un cliente por su pedido de bienes o servicios. En base a los datos que se establecen en la Orden de Venta, una vez autorizada la misma por las áreas de Ventas, Créditos, etc., se procederá a la elaboración del pedido, emisión del documento de venta y entrega de la mercadería. 

PEDIDO SECCIONAL Es un documento de circulación interna de la empresa, que registra la solicitud de materiales o bienes realizado por la unidad que lo emite a la unidad que corresponde.

VALE DE CAJA. Es un comprobante que documenta una salida de dinero de la empresa que cumple dos funciones: la primera función es documentar la entrega de dinero a una persona que posteriormente deberá justificar (con los comprobantes correspondientes) en que lo gasto. La segunda función es que documenta la entrega de dinero a un empleado como adelanto de su salario.
INGRESO DE CAJA. EGRESO DE CAJA. DOCUMENTOS LABORALES RECIBO DE SUELDOS: Documenta la salida de dinero por el pago de salarios a los empleados, pero también justifica otros conceptos como ser salario, constancia laboral, etc. 

PLANILLA DE SUELDOS: 

PLANILLA DE TRABAJO LIBRO DE TRABAJO

DOCUMENTOS BANCARIOS  

En el banco se solicitará la apertura de una cuenta Corriente, tanto en un Banco privado o público, y se podrá obtener las chequeras necesarias para realizar las diferentes operaciones comerciales. Dentro de las chequeras a solicitar pueden ser de cheques comunes o diferidos. 

CHEQUES CHEQUE COMÚN Es un documento pre-impreso por el Banco, con determinadas características materiales, que permite sacar dinero de la cuenta y utilizarlo como si fuera efectivo. 

CHEQUE DIFERIDO Es un documento pre-impreso por el Banco, con determinadas características materiales, que permite diferir el pago del mismo, por un lapso determinado de tiempo. 

LETRA DE CAMBIO: Es un documento pre-impreso, de origen bancario o privado, con determinadas características, en el qué una persona ordena a otra el pago de una suma de dinero a un tercero. 

DOCUMENTOS DE CRÉDITO CONFORME, VALE O PAGARÉ:
Existen otros documentos que equivalen a dinero y cumplen determinadas características, donde una persona promete a otra pagar una suma de dinero en un momento determinado. 

WARRANT: El sujeto promete pagar la suma de dinero, y que al mismo tiempo y en el mismo documento, afecta bienes en garantía de dicho adeudo; o sea, es el legítimo tenedor de los bienes depositados. 

REPRESENTATIVOS DE TRANSPORTE DE BIENES Estos documentos se conocen como: Guía de encomienda: Se utiliza para el envío de paquetes pequeños en medios de transporte que a su vez llevan pasajeros en el ámbito nacional. Carta de Porte o Guías: Se utiliza para el envío de grandes cargas en medios de transporte de gran capacidad de bodega en el ámbito nacional. Conocimiento de embarque: Se utiliza en el ámbito internacional para el transporte de bienes cuando se realizan importaciones o exportaciones de los mismos, generalmente va acompañado de la Factura Pro forma. Certificado de depósito 5 : Es un documento emitido a favor del depositante de mercadería (en Depósitos Aduaneros o Zonas Francas), por parte del depositario que ha asumido la obligación de custodiar y conservar los bienes 

Títulos de crédito:Concepto y uso de cada documento

CONCEPTO.- Se definen los títulos de crédito como los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal que en ellos se consigna. O bien el documento necesario para ejercitar y transferir el derecho en él mencionado, el cual, por efecto de la circulación y en tanto que ésta tiene lugar por los medios propios de los títulos de crédito, se considera literal y autónomo frente a quienes lo adquieren de buena fe. 

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE CRÉDITO

Literalidad.- debe ejercerse el documento por el beneficiario tal y como está escrito en él título, y el obligado deberá cumplir en dichos términos.

Autonomía.- El derecho se ejercerá independientemente de cualquier condición que trate de modificarlos o limitarlo y el obligado deberá cumplir con los términos del documento.

Incorporación.- Para poder ejercer el derecho es necesario tener posesión del título o documento.

Circulación.- es una característica de los títulos de crédito estos documentos circulan trasmitiéndose de una persona a otra mediante endoso o la entrega del documento en el caso al portador.

Legitimidad.-para tener validez jurídica tienen que estar a nombre de alguien.

Naturaleza ejecutoria.- quiere decir que van aparejados de ejecución, primero se confiscan bienes y luego se averigua, se garantiza el pago de la obligación.

DIFERENTES TÍTULOS DE CRÉDITO

Letra de cambio.

Es un título de crédito que contiene la orden incondicional que una persona llamada el girador da a otra llamado girado, de pagar una suma de dinero a un tercero que se llama beneficiario, en época y lugar determinado.

La letra de cambio es entre los títulos de crédito, el de mayor importancia. Tan es así, que la letra de cambio da nombre a aquella rama del derecho mercantil que se ocupa del estudio de los títulos de crédito: derecho cambiario. a través del estudio de la letra de cambio y de los problemas que plantea, los juristas han elaborado la doctrina general de los títulos de crédito. 

Es un título de crédito esencialmente formalista: es un acto formal. En ella, la forma constituye su propia sustancia. Faltando esa forma o siendo defectuosa, el contenido carece del valor jurídico que se buscaba, porque la ley ha querido condicionar su existencia a la existencia de la forma. Sin forma cambiaria, no hay contenido cambiario, por más que lo haya causal.

La disposición exige que la letra de cambio debe contener la mención de ser letra de cambio, inserta en el texto de documento, ha de interpretarse rigurosamente, como fórmula sacramental, por estricta que pueda parecer tal afirmación.

Pagaré.

Es un título de crédito que contiene la promesa incondicional del suscriptor de pagar una suma de dinero en lugar y época determinados a la orden del tomador.

Es un título de crédito en el que se consigna la promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero, promesa hecha por el suscriptor al tomador.

A diferencia de la letra de cambio en el pagaré no existe la figura del girado, ni la del aceptante y el suscriptor asume el papel de este último, respondiendo directamente del cumplimiento de las obligaciones consignadas en el título.

Otra diferencia entre pagaré y letra de cambio consiste en que en el pagaré es posible estipular intereses, mientras que en la letra de cambio no lo es.

Los requisitos que el pagaré debe de contener son:

a) La mención de ser pagaré, inserta en el texto del documento

b) la promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero;

c) El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago;

d) El lugar y la fecha del pago;

e) La fecha y el lugar en que se suscriba el documento;

f) La firma del suscriptor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre.

Cheque. 

Es un título de crédito en virtud del cual una persona llamada girador ordena incondicionalmente a una institución de crédito que es el librado, el pago de una suma de dinero a favor de una persona llamada beneficiaria.

Es un título de crédito nominativo o al portador que contiene la orden incondicional de pagar a la vista una suma determinada de dinero expedido a cargo de una institución de crédito por quien tiene en ella fondos de los que puede disponer en esa forma. 

La importancia y trascendencia de las funciones económicas del cheque derivan de su consideración de medio o instrumento de pago. El empleo del cheque en los pagos implica importantes ventajas en los aspectos particular y general. 

Fundamentalmente, el cheque es un instrumento o medio de pago, que sustituye económicamente al pago en dinero. 

Sin embargo, el pago mediante cheque no produce los mismos efectos jurídicos que el pago realizado en moneda de curso legal en efecto, el que paga una deuda con un cheque en vez de hacerlo con moneda circulante no se libera frente a su acreedor.

Esto es, la entrega del cheque no libera jurídicamente al deudor ni, consecuentemente, extingue su débito, sino que esto sucederá hasta el momento en que el título sea pagado por el librado. 

El uso de cheque como medio de pago presente, desde el punto de vista del interés general, ventajas aún más relevantes.  

La sustitución de los pagos con dinero efectivo por pagos mediante cheque:

a) Evita o reduce el uso innecesario de grandes sumas de dinero en efectivo, permitiendo consecuentemente una disminución del circulante monetario, con las ventajas económicas y financieras que de esto derivan. En cierta forma y medida el cheque viene a desempeñar así la función económica propia del billete de banco, pero con la ventaja de que aquél se crea únicamente a medida que se necesita y de este modo se reduce la circulación fiduciaria.

b) Esa misma reducción del circulante monetario, se logra a través del pago mediante cheque, porque se permiten y facilitan los pagos por compensación que revisten así la forma de simples operaciones contables.

c) Además el empleo del cheque como medio de pago produce la concentración de grandes sumas de dinero en los bancos, los cuales a través del ejercicio del crédito, convierten en productivos considerables recursos económicos que de otra forman permanecen aislados o improductivos.

Otros títulos de crédito.

Título de crédito.- Es el documento necesario para ejecutar el derecho que en ellos se consigna.

Bono.- Es un pagare contractual o título de crédito de largo plazo en la cual la empresa emisora conviene en pagar al acreedor determinada cantidad de dinero por periodo convenido en fecha específica, para luego redimirlo en la fecha de vencimiento que se señale.

Obligación.- Es una modalidad del bono básico sin garantía específica de pagar intereses y de devolver el capital original, se sustenta en la solvencia del emisor.

EL ENDOSO

Definición “el endoso es el medio de transmitir los títulos nominativos o a la orden.

Personas que intervienen en el endoso.

En un endoso intervienen dos personas que son: El Endosante y el Endosatario.

El endosante es la persona que trasmite el título y el endosatario es la persona a quien se le trasmite el documento.

Existen tres clases de endoso

Endoso en propiedad

Endoso en Procuración o al Cobro

Endoso en Garantía o en Prenda.

El endoso en propiedad

El endoso de propiedad es el más utilizado y es el que trasmite la propiedad de título y todos los derechos que el documento representa. Como en todas las clases de endoso es necesaria la entrega material del título o documento para que la operación se complemente.

El endoso en propiedad ha de constar sobre el título mismo o en hoja adherida a él, como todos los actos que se llevan a cabo respecto de los títulos de crédito.

Debe contener la firma del endosante; y debe expresar el lugar y la época en que se hace, y si es parcial o total, indicando que es propiedad.

El endoso en procuración al cobro

El endoso que contenga algunas de las expresiones en procuración o al cobro, no es traslativo de dominio, sino se limita a conferir al endosatario facultades para presentar el documento a la aceptación al pago; para protestar en su caso, para cobrarlo judicialmente o extrajudicialmente; con la facultad de endosarlo a su vez en procuración, de acuerdo con el artículo 35 de la ley de la materia. Este endoso equivale a un mandato que otorgara el endosante a favor del endosatario, según se acaba de expresar.

Cuando la ley establece que el endosatario tiene facultad para cobrar el título judicialmente, deberá tenerse en cuenta que las facultades que esa disposición legal entraña son muy amplias, pues para seguir un juicio se requiere llevar a cabo numerosos y muy variados actos jurídicos; pero de todos modos la ley busca el modo de autorizar al endosatario en procuración, la mayor libertad de acción para proteger los intereses del tomador legítimo.

El endoso en garantía o prenda.

No transfiere la propiedad, ha de expresarse con las palabras endoso en prenda; endoso en garantía u otra fórmula equivalente y constar en el documento.

Este endoso establece un derecho real sobre el título, por definición es mercantil (Art. 1), el beneficiario de tal endoso, tiene por semejante medio, asegurado o garantizado el pago de una obligación y garantizada igualmente la preferencia del pago. El acreedor garantizado con endoso en prenda puede cobrarlo cuando vence.

Endoso en Blanco: La falta de determinación del tipo de endoso se encuentra tipificado en la Ley como un endoso en blanco y, para todos los efectos legales, presupone un endoso en propiedad.

Datos que deberá contener el endoso

Nombre del endosatario

Clase de endoso

Lugar y fecha del endoso

Nombre y firma del endosante

Firma del endosante

Mención de la clase de endoso de que se trate, sino se entenderá que el endoso se hizo en propiedad.

Si se omite el nombre del endosatario, una vez endosado el título queda al portador.

CESIÓN ORDINARIA

El endoso luego del vencimiento

Por último, el Código establece que el endoso posterior al vencimiento produce los mismos efectos que un endoso anterior salvo dos casos de excepción:

a) el realizado después del protesto por falta de pago;
b) el realizado una vez de expirado el plazo para levantar el protesto.

En estos caso, el endoso surte los efectos de una cesión ordinaria, es decir, la responsabilidad del endosante no es la de un garante solidario sino la que el Código Civil establece para el cedente de una obligación. Así, a través de la cesión ordinaria todos los cesionarios, hasta el último inclusive, quedan expuestos a cuantas excepciones sean invócales contra los cesionarios precedentes.
A su vez, el endosatario adquiere todos los derechos del título, pero no en forma originaria sino derivadamente, y le serán oponibles por el deudor las excepciones que tuviera contra l cedente. Entre nosotros no tiene aplicación el Art.428 porque los formularios llevan la frase "sin protesto". En las letras que vienen del exterior no va esta frase y entonces sí es aplicable lo expuesto.

DOCUMENTOS EN BLANCO

LOS DOCUMENTOS Y LOS ACTOS A QUE ESTE TITULO SE REFIERE, SOLO PRODUCIRAN LOS EFECTOS PREVISTOS POR EL MISMO, CUANDO CONTENGAN LAS MENCIONES Y LLENEN LOS REQUISITOS SEÑALADOS POR LA LEY Y QUE ESTA NO PRESUMA EXPRESAMENTE.

LA OMISION DE TALES MENCIONES Y REQUISITOS NO AFECTARA A LA VALIDEZ DEL NEGOCIO JURIDICO QUE DIO ORIGEN AL DOCUMENTO O AL ACTO.

Esto quiere decir que en caso de cualquier omisión por error no afectará la obligación contraída.

DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS ENTRE LOS TÍTULOS DE CRÉDITO

DIFERENCIAS

El único que acepta intereses es el pagaré

El único que puede ser al portador es el cheque

Solo en el cheque el suscriptor y el beneficiario puede ser uno mismo

La obligación legal de prohibición previa se da en el cheque

El cheque no tiene plazo o límite

No se puede revocar el pagaré ni la letra de cambio

El cheque se puede revocar

SEMEJANZAS

Son títulos de crédito los tres (letra de cambio, pagaré y cheque)

Los tres se pueden endosar

Los tres manifiestan una obligación

Sus características son autonomía, naturaleza ejecutoria, literalidad, legitimación, circulación e incorporación

Todos tienen un beneficiario