Unidad SIETE DOCUMENTOS DE CAJA

Unidad SIETE  DOCUMENTOS DE CAJA

• Egresos e ingresos de caja 
• Vale de caja
• Planillas de caja de cobranza  

COMPROBANTES INTERNOS DE CAJA

Existen innumerables documentos internos, llamados así porque: no trascienden los límites de la empresa, y sirven para documentar los movimientos internos de la misma. Estos documentos son: "el Vale de Caja", el "Egreso de Caja", el "Ingreso de Caja", la "Planilla de Caja" y la "Planilla de Cobranza".

Objetivo:

Es un documento que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de los movimientos de dinero entregados para su posterior rendición de cuentas o como forma de adelanto de remuneraciones a liquidar.

 Uso:

Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso externo, que la empresa emite para justificar salidas de dinero de la caja. Situaciones relacionadas con el Vale de Caja.

Con este comprobante pueden darse dos situaciones:

1 - Que se mantenga en caja como valor pendiente hasta que se realice la rendición de cuentas, registrándose entonces los comprobantes correspondientes que se canjearán al firmante por el Vale que queda sin valor.

2 - Que el vale sea el comprobante que respalde la registración, por lo que se debe proceder a ello, no siendo en este caso un valor pendiente, sino la documentación probatoria de la operación que le da origen.

Casos en que se utiliza el vale de caja: 1) Para documentar adelanto de remuneraciones. La devolución del mismo se puede realizar de dos formas: i) Si se registra contablemente, la rendición del mismo, será al declararse en el recibo de sueldo como un descuento. ii) Si el mismo se mantiene como un valor pendiente en la caja, al momento del pago del salario, se le entrega el comprobante al trabajador, como parte del pago del mismo.

2) La salida de dinero con posterior rendición de cuentas. Requiere que quien lo recibe firme un comprobante por la recepción del dinero correspondiente. i) por viáticos, cuando el empleado se traslada a determinada distancia de su lugar habitual de trabajo, en representación de la misma. ii) Por entrega de dinero para realización de compras, pagos o gestiones a nombre de la empresa.

 EGRESO DE CAJA

Objetivo:

 Es un documento de uso interno que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de las salidas definitivas de dinero.

Uso:

 Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno, que justifica la salida de dinero de Caja en aquellos casos en que el gasto es pequeño y no existe otro documento que respalde la operación.

 Se utiliza para:

¯ Gastos de transporte.

¯ Pequeñas compras sin documentación de venta que las respalde.

¯ Llamadas telefónicas realizadas fuera de la empresa.

¯ Tarjetas pre-pagas de llamadas telefónicas.

INGRESO DE CAJA

Objetivo:

 Es un documento de uso interno que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de las entradas definitivas de dinero. Uso Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno, que justifica la entrada de dinero a caja en los casos en que el ingreso no es de origen operativo y no existe otro documento que lo respalde.

Se utiliza:

¯ Para retroversión de gastos, que al no tener comprobante externo se reingresa con este comprobante como por ejemplo vueltos.

 ¯ Por concepto de cobranza de conformes o cobranza de cheques de terceros al banco,

PLANILLA DE CAJA

Objetivo: Registrar los movimientos y contenidos de Caja, para facilitar la realización del arqueo

 Uso:

Es un documento complementario desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno.

La Planilla de Caja es un documento descriptivo de los movimientos y composición de la misma, que facilita la gestión y permite un mayor control de la caja, posibilitando realizar el arqueo en cualquier momento. Este documento es completado diariamente por el cajero, y acompañado por la documentación registrada en el mismo.

ARQUEO DE CAJA

Objetivo:

Determinar el contenido real de los valores en caja

Uso: Es un procedimiento que consiste en la confrontación de los valores registrados y los reales, que se realiza en forma periódica, para comprobar si existe o no la debida concordancia entre el saldo de la cuenta Caja y las cantidades realmente existentes en poder del cajero.

En poder del cajero podemos encontrar los siguientes elementos:

1) Dinero en efectivo en moneda nacional y extranjera.

2) Cheques: a) de terceros al día b) de terceros con vencimiento posterior (diferidos y no vencidos), son parte del saldo de caja, si la empresa no lleva una cuenta de cheques diferidos a cobrar.

3) Otros valores: vales de caja, conformes, voucher (tarjeta de crédito). a) Los conformes firmados por clientes, siempre que no formen parte del saldo de conformes a cobrar. b) Los vales de caja si no han sido contabilizados como sucede frecuentemente con los adelantos al personal a descontar del sueldo.

4) Comprobantes: contabilizados y sin contabilizar No forman parte del saldo de caja: a) Los cheques emitidos por la empresa, porque forman parte del saldo Banco cuenta corriente. b) Los vales de caja. Si fueron contabilizados formarán parte del saldo de los rubros correspondientes (adelantos al personal, deudores por préstamos, partidas a rendir cuentas, etc.).

PLANILLA DE COBRANZA

Objetivo.

 Resumir en un documento la gestión de cobro para su ejecución. Uso. Es un documento probatorio, complementario, de uso interno, fiscalmente no obligatorio, que se emite para facilitar la gestión y el control del cobrador y la cobranza. Contiene un plan de cobranza cuando la cantidad de cuentas a cobrar es relevante.

Ventas a crédito y cobranza

Las ventas de mercadería a crédito simple debitadas en la cuenta personal del comprador, serán abonadas por el mismo, no en un día determinado, sino dentro de un plazo estipulado genéricamente como puede ser cuando se presenta el cobrador. La figura del cobrador aparece cuando las cuentas a cobrar son de una magnitud tal que amerita la contratación de una persona para que se encargue de esa tarea. Para facilitar su desempeño y el control sobre él se crea un documento que sirva para ese fin: la PLANILLA DE COBRANZA.